Tổ chức sự kiện ngoài trời phải chuẩn bị như thế nào?

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian rộng rãi, thoáng đãng, phong cách hiện đại, thỏa sức trang trí mà không bị gò bó bởi sức chứa và ăn mặc tích… Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công may mắn tốt lành thì nhà tổ chức cần phải chuẩn bị mọi thứ thật kỹ lưỡng.

Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây

Lựa chọn địa điểm

Đối với các sự kiện ngoài trời, lựa chọn địa điểm tổ chức là khâu quan trọng nhất. Ban tổ chức rất cần được căn cứ vào nội dung sự kiện, yêu cầu của khách hàng và số lượng khách tham dự… để tìm kiếm một vị trí tổ chức phù hợp nhất.

Yêu cầu địa điểm tổ chức phải đáp ứng những tiêu chí sau: không gian đủ lớn để kê bàn ghế, tạo sự dễ chịu và thoải mái cho khách tham dự, vị trí thuận tiện, dịch vụ tốt, an ninh an toàn…

Giấy phép cho sự kiện ngoài trời

Sự việc giấy phép có lẽ rằng nhiều người không quá chú trọng và để ý đến, Tuy vậy để bảo đảm an toàn sự kiện diễn ra tốt đẹp và không gặp phải bất cứ vụ việc gì về địa điểm, bạn cần thực hiện đầy đủ và kỹ lưỡng đối với các thủ tục cần thiết như: công văn xin phép tổ chức; hợp đồng cho mướn, mượn địa điểm; nếu có ca nhạc thì còn cần thêm các giấy tờ biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật…

Trang trí

Trang trí cũng là 1 trong khâu vô cùng quan trọng. Vì vậy, những ý tưởng độc đáo dựa trên chủ đề của sự kiện cần được phát huy triệt để để trang trí cho không gian sự kiện được ấn tượng nhất, tuyệt đối hoàn hảo.
Đầu tiên phải phải chú trọng tới backdrop, nó phải nêu rõ được chủ đề chương trình, đơn vị tổ chức và logo kèm theo. Thứ 2, nên bố trí các banner quảng cáo đan xen để tạo không gian hài hòa, bớt trống trải.

Hệ thống âm thanh và ánh sáng

Địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là những nơi rộng lớn, dễ chịu và thoải mái như: công viên, bãi biển, sân vận động…Do đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng phải chăm chú đến công suất lớn, có sức lan tỏa khắp không gian sự kiện, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật.

Chuẩn bị địa điểm giữ xe cho khách đến tham dự

Đầu tiên: Nếu đơn vị cho thuê địa điểm có sẵn bãi giữ xe và bảo đảm, thì rất cần được thỏa thuận rõ những vấn đề này trong hợp đồng. đảm bảo tài sản của khách và bên giữ xe chịu hoàn toàn trách nhiệm, tránh sự cố đùn đẩy trọng trách cho nhau.

Thứ hai: Nếu không có sẵn bãi giữ xe thì ban tổ chức căn cứ vào số lượng khách tham dự để sắp xếp nơi giữ xe thuận tiện, gần nơi tổ chức. Đồng thời cử thêm số lượng người trông giữ và hướng dẫn cho khách tới địa điểm tổ chức.

Soát vé

Đối với loại sự kiện có vé mời thì cần chuẩn bị tốt khâu soát vé, tránh sự cố không có vé vẫn vào cửa. Có thể áp dụng biện pháp xé vé và dán băng vào tay hoặc áo những người đã được kiểm vé.

Chạy chương trình

Sự kiện ngoài trời là một trong những sự kiện lớn, vì vậy nội dung chương trình cần phải được lên kịch bản chi tiết từ trước với những hoạt động lôi kéo, phong phú như: câu hỏi đố vui, trò chơi trúng thưởng…và các tiết mục văn nghệ xen kẽ để tạo không khí vui lòng và thu hút sự quan tâm của khán giả, khách mời. MC là người quan trọng nhất, đóng vai trò dẫn dắt sự kiện, phải duyên dáng, dí dỏm sẽ góp phần tạo nên thành công cho chương trình.

Lưu ý: Nếu chương trình có khách mời là nghệ sĩ thì cần ký hợp đồng đàm phán trước về thời khắc của họ. Đồng thời phải dự phòng trường hợp nghệ sĩ đến muộn hoặc có lý do không đến được để tránh làm lỡ chương trình.

Vấn đề vệ sinh

Với những sự kiện tổ chức ngoài trời thì lượng rác thải tác động trực tiếp đến không gian là rất cao. Vì vậy, cần phải chuẩn bị đội ngũ phục vụ kịp thời đảm bảo vấn đề vệ sinh sạch sẽ, đồng thời nhà tổ chức cũng rất có thể khuyến khích ý thức tự giác của khách tham dự bằng việc bỏ rác vào thùng với những slogan đảm bảo môi trường.

An ninh và cấp cứu

Vấn đề an ninh và cấp cứu là vấn đề hết sức quan trọng, cần phân công một đội bảo vệ an ninh khoanh vùng tổ chức sự kiện để không làm ảnh hưởng đến chương trình đang diễn ra. Đồng thời đặt ra các phương án đề phòng đối với các trường hợp phát sinh vấn đề sức khỏe của khách tham dự.